Zewnętrzne usługi księgowe to bardzo ciekawa opcja dla firm. Przeważnie korzystają z nich jednoosobowe działalności gospodarcze lub firmy zatrudniające małe ilości osób, gdyż nie prowadzą one komórki księgowej, a ich właściciele nie znają się w wystarczający sposób na przepisach księgowych. W tym tekście odpowiadamy na pytanie czym są takie usługi, jak działają i dlaczego warto z nich korzystać.
Czym są zewnętrzne usługi księgowe
Zewnętrzne usługi księgowe to usługi świadczone przez biura rachunkowe i prywatnych księgowych. Zajmują się prowadzeniem wszystkich kwestii księgowych, podatkowych i finansowych danej firmy zewnętrznie. Biura te współpracują na zasadzie business-to-business z innymi firmami i nie są pracownikami danej firmy. Rozwiązanie takie ma wiele zalet, jest bardzo chętnie wykorzystywana a na rynku działa duża ilość tego typu biur księgowych, które świadczą usługi w bardzo różnym zakresie.
Usługi księgowe są popularne, dlatego że prowadzenie księgowości firmy wymaga posiadania sporej wiedzy i umiejętności. Z drugiej strony wiele zalet tego rozwiązania sprawia, że często nie opłaca się prowadzić księgowości samemu, a zlecić to zadanie zewnętrznym firmom usługowym.
Jak działają biura rachunkowe w praktyce
Praktyczne działanie zlecenia zewnętrznych usług księgowych jest bardzo proste. Po wybraniu odpowiedniej firmy — biura rachunkowego, które zajmie się naszą księgowością rozpoczynamy współpracę.
Wszystkie dokumenty finansowe, a także księgowe takie jak faktury, rachunki, czy dokumentację przekazujemy bezpośrednio danemu specjaliście. Księgowy prowadzi za nas wszystkie ewidencje, a także wszystkie sprawy księgowe. Dane biuro rachunkowe może zajmować się obsługą wielu firm jednocześnie. Księgowi mogą składać nawet za nas dokumenty w urzędach lub nas reprezentować.
W razie kontroli wszystkie dokumenty naszej firmy znajdują się w biurze rachunkowym i są odpowiednio oraz kompleksowo katalogowane. Bardzo łatwo uzyskać do nich dostęp i przekazać je organom, które będę chciały skontrolować naszą firmę. Możemy również wspólne ustalić zakres świadczonych usług księgowych, a także sposób współpracy. Firmy księgowe mogą świadczyć zarówno pojedyncze konkretne usługi księgowe jak i kompleksowo prowadzić księgowość naszej firmy.
Mówiąc o stronie finansowej przedsięwzięcia, współpraca najczęściej polega na comiesięcznym opłacania abonamentu dla biura rachunkowego, która wynosi od kilkudziesięciu do nawet kilku tysięcy złotych. Chociaż stawki są indywidualną kwestią przeważnie w takich widełkach, najczęściej plasuje się miesięczna opłata za usługi księgowe. W zamian za opłatę biuro rachunkowe będzie zajmowało się wszystkim wcześniej ustalonymi sprawami finansowymi i księgowymi naszej firmy.
Dlaczego warto z nich korzystać?
Istnieje wiele powodów, dla których warto korzystać z zewnętrznych usług księgowych. Przede wszystkim są one szeroko i łatwo dostępne, więc nie będziemy mieli problemu ze znalezieniem odpowiedniej, jakościowej i wiarygodnej firmy księgowej z dużym doświadczeniem. Do dyspozycji mamy również wiele firm o różnych charakterystykach i ofercie, dzięki czemu będziemy mogli dopasować biuro księgowe do naszych możliwości, celów czy ograniczeń.
- Specjalistyczna wiedza: Biuro księgowe zatrudnia specjalistów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w dziedzinie księgowości i finansów. Dzięki temu można mieć pewność, że Twoje finanse są w rękach ekspertów, którzy wiedzą, jak działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Oszczędność czasu: Zatrudnienie biura księgowego oznacza, że nie musisz poświęcać czasu na prowadzenie własnej księgowości. To pozwala Ci skupić się na prowadzeniu swojego biznesu i realizacji swoich celów.
- Minimalizacja ryzyka błędów: Biuro księgowe wykonuje swoją pracę profesjonalnie, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Jeśli popełnią jakiś błąd, zazwyczaj jest on objęty ubezpieczeniem, które zrekompensuje straty.
- Wygodny dostęp do informacji: Biuro księgowe może udostępnić Ci informacje o Twoich finansach, włączając w to bilanse, rachunki zysków i strat oraz inne dokumenty finansowe. To daje Ci wygodny dostęp do informacji, które potrzebujesz do podejmowania decyzji biznesowych.
- Doradztwo finansowe: Biuro księgowe może pomóc Ci w prowadzeniu skutecznego biznesu, oferując doradztwo finansowe. To pozwala Ci na maksymalizację zysków i minimalizację kosztów, co jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy.
Nawiązanie współpracy również jest bardzo proste i polega jedynie na podpisaniu umowy. Nie musimy zatem znać się na księgowości ani na sprawach finansowych, a wszystkie te kwestie możemy powierzyć specjaliście, który posiada dużo doświadczenia. Plusem wykorzystywania zewnętrznych usług księgowych jest właśnie to, że specjaliści mają dużo doświadczenia.
Biura rachunkowe starają się zatrudniać specjalistów najwyższej klasy, gdyż chcą pozyskiwać duże ilości zleceń. Dzięki temu możemy wykorzystywać tę sytuację i korzystać z pomocy doświadczonych specjalistów o dużym poziomie wiedzy. Bardzo trudno byłoby zatrudnić nam bezpośrednio takiego specjalistę do naszej firmy, a jeśli udałoby się nam go znaleźć byłoby to z pewnością bardzo drogie i nieopłacalne dla nas. Płacąc, zatem dużo mniejszą sumę miesięcznie, specjalista ten może zajmować się również naszą firmą i obsługą księgową, a my możemy liczyć na rzetelne wykonywanie wszystkich czynności.
Kto może skorzystać z tej opcji
Z zewnętrznych usług księgowych może skorzystać każda osoba zarówno prywatna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą jak dowolna firma. Nie musimy spełnić zatem konkretnych wymagań, aby móc skorzystać z takiej usługi, jeśli spełnia ona nasze oczekiwania i jest korzystna, możemy zrobić to po prostu od ręki. Możemy również korzystać z niej niezobowiązująco np.podczas kontroli czy składania deklaracji podatkowej, nie współpracując z danym biurem rachunkowym na stałe.
